Kişisel verimlilik artırılabilir mi?

Bazen bütün bir hafta çalıştığınız halde istediğiniz kadar iş yapmış olmadığınız hissine kapılıyor musunuz? Eğer, başarılı bir kariyer elde etmek veya kendi işinizde para kazanmak istiyorsanız, en değerli sermayeniz 'zaman'dır. Kazancınız ise zamanınızı kullanma şeklinizin karşılığıdır.
Zaman su gibi akıp giderken verimliliğimizi neredeyse üç kat artırabileceğimiz bazı basit bir takım yöntemler var.
Öncelikle şu an içinde bulunduğumuz zamanı nasıl değerlendirdiğimizi analiz etmek gerekiyor. Bunun için bir "zaman çizelgesi" tutmak en iyi yöntem. Böyle bir çizelge sayesinde gün içinde zamanınızı nasıl değerlendirdiğinizi ve size zaman kaybettiren gereksiz alışkanlıklarınızı net bir şekilde görmüş olursunuz.
Zaman çizelgesi hazırlarken en önemli nokta her türlü aktivitenin detaylı bir şekilde belirtilmesidir. Mesela;
- Sabah kahvaltısı ne kadar sürüyor?
- İşe gitmem ne kadar sürüyor?
- Aracımı park etmem ne kadar sürüyor?
- İşe başlarken çay veya kahve içiyor muyum? Bu ne kadar sürüyor?
- Gün içinde toplantılara ne kadar zaman ayırıyorum?
- Dışarıdan gelen telefonlar, e-postalarımı kotrol etmem ne kadar sürüyor?
Bu listeyi böylece uzatabilirsiniz. Cebinizde taşıyacağınız küçük bir kronometre ile her bir aktivitenin süresini ölçün. Bu çalışmayı bir gün veya bir hafta boyunca yapabilirsiniz. Günün sonunda çizelgeye not ettiğiniz işleri kategorilere ayırarak harcadığınız zamanı toplayın.
Yani; telefon görüşmeleri, internette sörf yapmak, yemek yemek, gazete okumak, lavaboya gitmek veya arkadaşlarla sohbet etmek toplam ne kadar zamanınızı alıyor. Şunu unutmayın, iş yaparken koltuğunuzdan bir an kalkıp oturmanız bile çizelgeye not edilmeli.
Böyle bir çizelgeyi değerlendirirken aslında gerçekte iş yaptığınız zamanın ne kadar az olduğunu hemen fark edeceksiniz. Bilimsel araştırmalar göstermiştir ki ortalama bir ofis çalışanı bir günlük mesaisinin sadece 1.5 saatini gerçekten işe ayırmaktadır. Zamanın geri kalanı direkt olarak işle alakası olmayan; kahve araları, iş dışı konuşmalar sohbetler, kağıt işleri ve yemek gibi uğraşlarla kaybedilmektedir.
Aslında tam gün çalışan bir ofis elemanı hiç bir zaman öngörülen saatte yani sabah 9'da işe başlamadığı gibi paydos saatine en az iki saat kala işten çoktan uzaklaşmış olur.
Bir zamanlar kendim için böyle bir zaman çizelgesi oluşturduğumda adeta şok olmuştum. Haftada en az 65 saati işyerinde geçirdiğim halde gerçekte iş yaptığım zaman sadece 12 saatti. Aradaki 53 saatte neler yaptım acaba? E-postaları gereksiz yere sık sık kontrol etmek, gereksiz titizlik, öğle ve kahve aralarını uzatma, boş sohbetler....
Yani haftada ortalama 65 saat çalıştığımız öngörülerek bir ücret alıyoruz ancak ücretin tam karşılığını verebiliyor muyuz? Sadece işverene karşı veya işimize karşı olan sorumluluğu bir kenara bırakırsak, kariyerimizde başarılı olmak için zamanımızı daha verimli yönetmemiz gerekmiyor mu?
Aslında basit bir verimlilik rasyosu hesaplayabiliriz. Gerçekten çalıştığınız saatler toplamını ofiste geçirdiğiniz saat toplamına bölün. (Verimlilik rasyosu = Gerçekten çalışılan zaman/ofiste geçirilen zaman) Mesela bu rasyo benim için 0.18. Hedefim bu rasyoyu artırarak 1'e tamamlamak yani yüzde yüz performans gösterebilmek. Acaba mümkün mü? Bilmiyorum ama deneyeceğim.
DİSİPLİN
İnsanlar zaman yönetimi konusunda genelde başarısız olurlar. Çünkü doğruyu söylemek gerekirse canınız sıkılır, motivasyonunuz kaybolabilir. Daha disiplinli ve daha sıkı çalışmak kolay değildir. Kendinizi zorlarsanız verimlilik rasyonuz yükseleceği yerde daha da düşebilir.
Peki ne yapmak lazım? İşte size bir öneri, ben haftada 6 gün çalışıyorum ve gerçek iş yapma sürem ise 12 saat. Bunu 6 güne böldüğümde günde sadece 2 saat gerçekte çalıştığım ortaya çıkıyor. Şimdi kendi kendime 'bundan sonra günde 2 değil 4 saat gerçekten çalışacağım ve onun dışında işe el sürmeyeceğim' diyorum.
Bende işe yaradı. Performansım bir haftada iki katına çıktı. Yani yüzde 18 olan performansım şimdi yüzde 36. Hedef yüzde 80'in üzerinde kalabilmek.