Geleceğin ofisleri ve yeni çalışma sistemleri

Küresel salgın sosyal ve iş hayatımızda büyük değişimlere yol açmaya devam ediyor. Çalışma hayatımızı yeniden dizayn eden "uzaktan çalışma sistemi" pek çok avantajı da beraberinde getiriyor. Web konferans araçları, web toplantı araçları, Web 2.0 araçları ve sosyal ağlar ile elektronik postaların avantajları zaman ve maliyet azaltıcı faydalar sağlıyor. Teknolojinin getirdiği bu avantajlar, özellikle mekan kavramını neredeyse ortadan kaldırıyor.
Artık pek çok sektör için internetin olduğu her yer işyeri olarak kullanılmaya başlandı. Daha doğrusu salt insan kaynağının önemi ortaya çıkmış oldu.
Aslına bakarsanız, pandemi ile pek çok sektörün tanıştığı uzaktan çalışma sistemini dünya genelinde pek çok şirket uyguluyordu.
Mesela sanal toplantılar dünya genelinde yaygındı. Çünkü küreselleşmenin etkisi ile ticari işbirliklerinin artması, zaman ve maliyet avantajı yaşama isteğini göz önünde bulundurarak teknolojiden yararlanma fikrini ortaya çıkardı.
Eskiden telekonferansların kullanıldığı toplantılar, yerini günümüzde internet tabanlı toplantılara bıraktı. Örneğin Zoom ve benzer uygulamalar hayatımıza büyük kolaylık getirdi. Gelecekte Hologram ve sanal gerçeklik teknolojilerinin yaygınlaşması ile toplantılar bambaşka bir hale evrilecek.
SANAL TOPLANTI ADABI
Sanal toplantıların çok fazla avantajı bulunmaktadır. Mesela kısa sürede, düşük maliyetle ve coğrafi sınırlara bağlı kalmaksızın iletişim ve karar alma süreçlerini gerçekleştirmeye olanak sağlamaktadır.
Bu sanal ortamların kullanılması, dijital iletişim tekniklerini de gerektirmektedir.
Mesela yüz yüze toplantılarda on dakikalık gecikme çoğu zaman tolere edilirken, sanal toplantılarda bir kaç dakikalık gecikme uzun karşılanmaktadır.
Sanal toplantılarda zaman içeriğe göre değişebilir. Ancak doksan dakika ile sınırlı tutmak daha çok verim sağlamaktadır.
Toplantının verimli geçmesi için öncesinden iyi hazırlanmak, içeriğe ve tüm detaylara hakim olmak çok önemlidir.
Toplantı esnasında başka biri konuşma yaparken mikrofonunuzun kapalı olması, toplantı başkanı söz vermeden konuşmaya dahil olmamak, toplantı sırasında ekran karşısında bir şey yiyip içmemek nezaket gereğidir. Ayrıca toplantı ciddiyetine göre giyinmek ve dış görünüşe önem vermek, kurumsal kimliğe göre kıyafetler tercih etmek bir iç disiplin gereğidir.
Toplantı sonrasında toplantı başkanının katılımcıların fikirlerini, önerilerini alarak hazırlayacağı toplantı kararlarını tüm katılımcılara e-mail yoluyla iletilmesi ve de takibini yapması gereklidir.
ÇALIŞIP ÜRETMEYİ BAŞARMAK
Teknoloji, hayatımıza her geçen gün çığır açan yenilikler sunarken iş dünyasının kulak vermesi gereken bir konu daha var. Gelecekte ofislere bağlı olmadan yapılabilecek işler daha da yaygınlaşacak.
Teknolojisi güçlü olan, etkin yönetim becerilerine sahip olan kurumlar, uzaktan çalışmada kalıcı olacak. Bu da bir dönem sonra ofisleri ortadan kaldıracak.
Öte yandan işin şekli gereği, ofiste çalışmak zorunda olan şirketler için de artık ofis&mekan kavramı değişiyor. Yüksek katlı binaların yerini tek katlı, metrekare olarak büyük, teraslı, havalandırması olan yeni mekanlar alacak. Açık ofis, yerini kişiye özel (bireysel) çalışma alanlarına bırakıyor. Elbette bu mekanlar daha fazla maliyet gerektiriyor. Hatta bir ilde tek bir merkez ofis yerine, çalışanların ikametgahlarına yakın olan farklı lokasyonlara ayrılmış ofisler tercih edilecek.
Araştırmalar iklim değişikliğine bağlı olarak yeni salgınların çıkabileceğini belirtiyor. Bu yüzden iş dünyasının yeni çalışma sistemlerine kulak vermesi ve planlamaları bu şekilde yapması önem taşıyacaktır.
Sonuç olarak, sağlık açısından risk koşulları ne olursa olsun, insanoğlu çalışıp üretmeyi mutlaka başaracaktır.